Archivadores desbordados, cientos de carpetas y papeles en la oficina, un espacio físico descomunal utilizado solo para los documentos de la empresa ¿sabías que puedes evitar todo esto a través de la digitalización? Los mejores software de gestión documental son la prueba de lo fácil que puedes poner orden al caos que representa el papel.
En este artículo te compartimos un listado detallado de los 11 mejores sistemas de gestión documental en 2024. ¡Comencemos!
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Cuál es el mejor software de gestión documental?
- Tabla comparativa de los mejores software de gestión documental 2024
- 1. Factorial – Información centralizada, 100% online y segura
- 2. Lexzur – Gestión ágil del ciclo de vida de contratos
- 3. DocuWare – Gestión documental eficiente
- 4. PandaDoc – Gestor y editor de documentos integral
- 5. Docusign – Administrador de documentos especializado en firma electrónica
- 6. SoftExpert Suite – Captura avanzada de datos
- 7. OpenKM – Gestor documental open source
- 8. Dokmee – Gestión de contenido empresarial simplificada
- 9. R2 Docuo – Gestión de documentos impulsada con IA
- 10. Legito – Gestión documental automatizada
- 11. Tresorit – Gestión documental cifrada de extremo a extremo
- ¿Cómo implementar un gestor documental en tu compañía?
¿Cuál es el mejor software de gestión documental?
El mejor software de gestión documental es el que se adapta a las necesidades específicas de tu empresa. Ahora bien, podemos decirte qué características debería reunir el sistema que elijas si quieres digitalizar esta gestión.
- Almacenamiento centralizado de documentos. Hay muchas características que tienen los mejores gestores documentales, pero el almacenamiento centralizado de documentos es el más importante.
- Accesibilidad. Un requisito clave que cumplen los mejores software de administración de documentos es facilitar el acceso a todos los miembros del equipo. Esto implica que la plataforma esté disponible 24/7 y que se pueda acceder a ella desde múltiples canales y dispositivos.
- Agilidad. Al trabajar en Recursos Humanos no tienes tiempo para perder en gestiones administrativas. Por ello, el sistema documental que elijas debe garantizar una carga ágil de documentos, la automatización de flujos de tareas y envíos de documentos en cantidad.
- Protocolos de seguridad. Un potente software de gestión de documentos debe cumplir los más estrictos y actuales estándares de seguridad para garantizar la privacidad de la información y cumplir, entre otras normas, lo que dicta la Ley de protección de datos.
- Rápida implementación. El gestor documental debe ser fácil de implementar para garantizar una adopción rápida de la herramienta por parte de todo el equipo.
- Interfaz intuitiva. Que la plataforma sea fácil de utilizar ayuda a que su integración sea más rápida y que los colaboradores puedan trabajar mucho mejor. Todo ello depende en gran medida de que su interfaz sea sencilla e intuitiva.
- Integración con otros sistemas. Los mejores sistemas de gestión de documentos se integran perfectamente con otras herramientas empresariales, lo que permite un intercambio fluido de información y expandir las capacidades del software.
Tabla comparativa de los mejores software de gestión documental 2024
| Software | Uso compartido de archivos | Envío masivo de documentos | Firma digital | Flujos de trabajo automáticos | Prueba gratuita |
| Factorial | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Lexzur | Sí | No | Sí | Sí | Sí |
| DocuWare | Sí | No | Sí | Sí | Sí |
| PandaDoc | Si | Sí (con restricciones) | Sí | Sí | Si |
| Docusign | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| SoftExpert Suite | Sí | No | Sí | Sí | No |
| OpenKM | Sí | No | Sí | Sí | No |
| Dokmee | Sí | No | No | Sí | Sí |
| R2 Docuo | Sí | No | Sí | No | Sí |
| Legito | Sí | No | Sí | Sí | Sí |
| Tresorit | Sí | No | Sí | No | Sí |
A continuación, te compartimos el listado de los 11 mejores gestores documentales que debes considerar este 2024.
1. Factorial – Información centralizada, 100% online y segura
El software de gestión documental de Factorial es una solución integral que facilita la administración de documentos para que las empresas puedan almacenarlos de forma fácil y segura y acceder a ellos al instante.
La herramienta no solo permite centralizar los documentos en un solo lugar, además ayuda a hacer una gestión eficiente de toda esa información y compartirla fácilmente con todo el equipo.
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Documentos de los empleados 100% organizados
La premisa de Factorial es que las organizaciones puedan mantener todos los documentos internos y de sus empleados centralizados. Esto permite que todo el personal pueda acceder a esta información fácilmente
Aunque cualquier sector de una empresa puede beneficiarse del uso de este software, los departamentos de Recursos Humanos son los que pueden sacarle el máximo provecho. Con esta herramienta los profesionales del área tienen fácil acceso a múltiples documentos:
- Datos personales.
- Fichas de empleados.
- Nóminas.
- Permisos.
- Bajas laborales.
- Solicitudes de vacaciones.
- El resto de información esencial relacionada a los colaboradores.
👉 Aquí puedes revisar el listado completo de documentos que se manejan en Recursos Humanos.
Envío masivo de documentos
Una de las ventajas del software de gestión documental de Factorial es que permite el envío masivo de documentos. Gracias a ello, es posible simplificar una tarea que antes le tomaba mucho tiempo a los profesionales de RR.HH.
Esta funcionalidad facilita compartir información con todo el equipo de forma ágil y sencilla, ahorrando muchas horas y esfuerzo al área de talento.
Firmas digitales
La herramienta también permite incorporar la firma electrónica a los documentos legales, cumpliendo con las distintas normativas vigentes y garantizando la fiabilidad y legalidad de esas firmas. Del mismo modo, puedes solicitar que tus colaboradores firmen documentos y agilizar este proceso.
Flujos de trabajo automatizados
Otra de las funcionalidades del software de gestión documental de la empresa es permitir la creación de flujos de trabajo automatizados para la aprobación de documentos. Esta característica ayuda a agilizar procesos manuales fácilmente.
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Carpetas de documentos personalizables
El gestor documental está estructurado a partir de carpetas que puedes personalizar por completo. El objetivo es organizar a medida los diferentes tipos de documentos que se utilizan en tu empresa y en el área de HR en particular.
Además, los empleados son notificados cuando hay nuevos documentos disponibles en las carpetas a las que tienen acceso.
Plantillas de documentos
Si se trata de agilizar el trabajo y ahorrar tiempo, Factorial también permite crear plantillas de documentos y personalizarlas en masa. También estas pueden ser plantillas de documentos rellenables que puedes enviar a tus colaboradores para que las completen a través de la plataforma.
Seguridad robusta
Todos los documentos que se almacenan en el sistema de gestión de esta empresa están protegidos mediante un potente sistema de encriptación y un acceso único por usuario.
Resumen de documentos con Inteligencia Artificial
Una de las características más novedosas de Factorial es la incorporación de Inteligencia Artificial (IA) en algunas de sus funcionalidades. En el caso del sistema de gestión documental, la IA genera resúmenes de documentos extensos de manera automática, destaca información relevante y extrae conclusiones.
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2. Lexzur – Gestión ágil del ciclo de vida de contratos
Lexzur es un software de gestión documental orientado a departamentos legales y bufetes de abogados, enfocado en la gestión del ciclo de vida de contratos y automatización de documentos. Esto hace de la herramienta una alternativa más que interesante en el segmento de gestores documentales.
A continuación, vamos a explorar sus principales características:
Automatización de contratos
Esta plataforma permite redactar contratos desde cero o utilizar plantillas configurables para autorrellenar en segundos. También se pueden generar de forma automática contratos a partir de cuestionarios o de plantillas importadas en el sistema.
Repositorio central
Uno de los aspectos más destacados de Lexzur es su mecanismo para organizar todos los documentos en un repositorio central. En este los datos se organizan, categorizan e indexan, lo que mejora y agiliza la capacidad de búsqueda.
Automatización del flujo de aprobaciones
Aquí encontramos una característica que Lexzur comparte con Factorial y es la capacidad de automatizar el flujo de aprobaciones. Se puede definir quién aprueba contratos o quién puede visualizar documentos.
Control de versiones
Otra de las características destacadas de este sistema de gestión documental es la posibilidad de hacer seguimiento de las versiones y ediciones que se realizan en cada documento, además de tener visibilidad de las modificaciones realizadas por cada colaborador.
3. DocuWare – Gestión documental eficiente
DocuWare es un sistema de gestión documental y automatización de flujos de trabajo. Su propuesta principal es que las empresas puedan capturar, procesar y usar sus datos de manera eficiente. ¿Cómo cumplen con esa promesa? Con sus funcionalidades destacadas que te detallamos en los siguientes puntos:
Importación de documentos de forma automática
A través de su gestor documental DocuWare permite importar de forma automática los documentos al archivador central de la herramienta. En este caso, no se necesita la entrada manual de datos, porque los archivos se indexan completamente desde cualquier origen y de forma automática.
Indexación inteligente
Este sistema de gestión documental permite usar la IA para identificar y extraer la información clave de cada documento y así facilitar su indexación, visibilidad y búsqueda. Con este software se detecta de manera instantánea la información más importante en un archivo y se la convierte en datos altamente estructurados.
Búsqueda flexible
Este programa de gestión documental posibilita la introducción de términos de búsqueda específicos o la selección de palabras clave de listas desplegables para buscar en el contenido de un archivo, así como en la lista de documentos indexados.
Múltiples integraciones
Otra de las características de esta plataforma es que se puede integrar o conectar con más de 1.000 aplicaciones en la nube, para crear flujos de trabajo con documentos a través de distintos sistemas.
4. PandaDoc – Gestor y editor de documentos integral
PandaDoc es una plataforma integral para crear, editar y firmar electrónicamente contratos, formularios y otros documentos. Entre sus principales herramientas incluye un gestor documental que ayuda a organizar la información de los negocios de forma rápida y sencilla. Conoce todas las posibilidades que ofrece este software en la siguiente lista de características.
Creación y edición de documentos
Uno de los aspectos más potentes de PandaDoc es su herramienta de creación y edición de documentos. Tiene una interfaz intuitiva que con solo unos pocos clics permite crear documentos profesionales con la imagen corporativa exclusiva de tu compañía.
Biblioteca de plantillas
Otra de las características destacadas de esta plataforma en relación a la creación de documentos es su biblioteca de plantillas, que incluye cientos de modelos y temas prediseñados para diferentes sectores.
Uso compartido de documentos
PandaDoc permite enviar documentos individuales y en masa, aunque en este último caso la funcionalidad está disponible solo para algunos de sus planes y con restricciones. Lo interesante es que al hacerlo se puede agregar etiquetas como: vencimiento, recordatorio, renovación, etc.
Por otro lado, también es posible editar los documentos después de compartirlos para añadir información o corregir errores.
Auditoría de firmas digitales
La firma electrónica integrada es otra de las funcionalidades de PandaDoc. En este caso, como Factorial, facilita la firma desde dispositivos móviles. Para mayor seguridad, permite comprobar quién abrió, visualizó y firmó un documento y en qué momento lo hizo.
5. Docusign – Administrador de documentos especializado en firma electrónica
Podríamos decir que Docusign es un gestor documental especializado en firma electrónica. Su principal premisa es permitir a las empresas el envío, firma y gestión digital de todos sus contratos en un solo lugar.
En una apuesta por promover que cada vez más compañías abandonen el trabajo con documentos en papel, el software ofrece algunas interesantes características. Te contamos cuáles son en el siguiente listado:
Firmas digitales
Como mencionamos antes, Docusign se especializa en firma electrónica y, en este sentido, ofrece una robusta variedad de prestaciones. Sumado a ello, la experiencia de firma digital con este software es intuitiva y fácil de configurar.
Automatización de la creación contratos
La gestión de contratos se puede automatizar con Docusign, dado que la plataforma ofrece la posibilidad de crear estos documentos de forma automática, ya sea con plantillas o recopilando datos y completando campos de forma automatizada.
Envío masivo de contratos
Una característica destacada de esta herramienta es la posibilidad de enviar fácilmente un mismo contrato a un gran número de destinatarios. Para ello, solo es necesario importar una lista de firmantes y cada uno recibirá una copia única para firmar.
Automatización de flujos de trabajo
Docusign también permite crear más de 100 flujos de trabajo preconfigurados para generar, revisar, aprobar, enviar para firmar y almacenar contratos. También ofrece el enrutamiento de estos documentos de forma automática para revisión interna y externa con un control detallado de versiones.
👉 ¿Sabías que Factorial tiene una funcionalidad similar que se integra con el gestor documental? Conoce todas las características de nuestro escáner de documentos.
6. SoftExpert Suite – Captura avanzada de datos
Enfocado en la excelencia de la gestión empresarial, SoftExpert Suite brinda entre sus funcionalidades la posibilidad de gestionar documentos de forma eficiente. Para ello, ofrece un espacio de trabajo único para la gestión, entrega y control de documentos y sus principales características demuestran cómo:
Captura de datos avanzada
Una de las características distintivas de este software es que permite capturar datos de forma automática a través de diversas fuentes como escáneres, correos electrónicos, directorios, MS Office, Google Docs, entre otros.
A su vez, estos registros se pueden transformar rápidamente en documentos digitales a través de la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
Gestión de documentos segura
Este sistema también minimiza los riesgos que conlleva la gestión de documentos sensibles, al facilitar la estandarización de controles de seguridad para proteger el contenido contra pérdidas y usos indebidos.
Flujos de trabajo automatizados
Como muchas de las plataformas que hemos visto hasta aquí, este software también permite automatizar los flujos de revisión, aprobación, firma digital y publicación de documentos.
Organización y búsqueda eficiente
Además de lo anterior, SoftExpert Suite permite establecer diferentes categorías para clasificar, organizar y facilitar la gestión de documentos en las empresas. Gracias a ello, se puede buscar archivos a partir de códigos o palabras clave, lo que ayuda a encontrar más rápido la información.
7. OpenKM – Gestor documental open source
OpenKM es un software de gestión documental open source (código abierto) que integra diversas funcionalidades para la administración de documentos y la colaboración de usuarios en una única plataforma. Descubre sus principales características a continuación:
Captura automática de metadatos
Este software utiliza la tecnología de OCR que mencionamos antes, lo que permite el proceso y captura de datos de documentos. Esto facilita la automatización de la gestión y ayuda a ahorrar tiempo al no requerir la entrada manual de datos.
Flujos de trabajo organizados
Uno de los objetivos de OpenKM es que las empresas puedan usar la herramienta para trabajar de forma colaborativa. Por ello, permite que todos los documentos se almacenen de forma digital y se organicen para adaptarlos al flujo de trabajo y a las necesidades de acceso de cada equipo.
En este sentido, se pueden crear flujos de trabajo para revisión, aprobación y validación de documentos. Así como configurar notificaciones por correo electrónico automatizando la gestión.
Colaboración en documentos
Uno de los aspectos destacados del software de Openkm es que promueve el trabajo colaborativo al ofrecer distintas funcionalidades orientadas a ese fin. Por ejemplo, se brinda acceso universal a través de múltiples dispositivos, incluye un foro, una wiki y las funciones de edición colaborativa y anotaciones en documentos.
Control de versiones
Una característica muy útil en un software de gestión documental es la posibilidad de efectuar un control de versiones detallado. Precisamente, OpenKM permite gestionar de manera efectiva el proceso de cambios de un documento, identificando por un código de texto o numérico cada versión de los archivos.
8. Dokmee – Gestión de contenido empresarial simplificada
Dokmee es una solución integral fácil de usar y segura para capturar, almacenar, buscar y recuperar documentos e intercambiar archivos de forma eficiente. Se destaca por las siguientes funcionalidades:
Captura de datos con indexado avanzado
Este sistema de gestión documental cuenta con funciones automáticas para la digitalización de documentos. Esto gracias a la lectura y escaneo de archivos mediante la tecnología OCR. Lo que facilita la extracción de metadatos y un indexado inteligente.
Búsqueda ágil de documentos
Dokmee facilita la búsqueda de documentos, con opciones de búsqueda rápida y avanzada
que, entre otras cosas, permiten localizar y recuperar archivos mediante palabras clave. Esto ayuda a las empresas a encontrar documentos de forma inmediata.
Repositorio central de documentos
La plataforma permite almacenar y administrar documentos en un repositorio central, al que todos los usuarios habilitados tienen acceso en función de su nivel de permisos. Dentro de este repositorio se puede monitorear la actividad de los colaboradores con una herramienta de auditoría.
Flujos de trabajo automatizados
En este caso, es posible crear diversos flujos de trabajo, por ejemplo, restringir firmas electrónicas con contraseña. Ahora bien, si hablamos de automatizar, esto es solo aplicable a la aprobación de documentos.
9. R2 Docuo – Gestión de documentos impulsada con IA
Otro de los mejores software de gestión documental de este listado es R2 Docuo, destacado por la posibilidad de automatizar en gran medida los procesos relacionados a la administración de documentos gracias al uso de IA. Veamos sus principales funcionalidades:
Integración de ChatGPT
Este gestor documental se integra con ChatGPT para llevar a cabo distintas automatizaciones inteligentes, tales como: resumir cualquier documento o buscar y extraer datos de los archivos.
Tarjetas de información
Otra característica destacada de esta plataforma es que permite crear una tarjeta de información que acompaña a cada documento con los datos más importantes, lo que ayuda a saber qué información clave incluye el archivo sin necesidad de abrirlo.
Flujos de trabajo automatizados
R2 Docuo permite crear diagramas de procesos para automatizar tareas relacionadas con la gestión documental. Gracias a estos workflows puedes programar la creación o conversión automática de documentos o enviar enlaces de firma electrónica.
Intercambio de archivos
Este software también permite crear un portal corporativo donde, tanto clientes como colaboradores, puedan descargar y subir documentos. Además, es posible crear enlaces de descarga segura protegidos mediante distintos mecanismos, por ejemplo, con contraseña, con fecha de caducidad o para un solo uso.
10. Legito – Gestión documental automatizada
Legito es un software de gestión y automatización de documentos que ayuda a las empresas a crear, administrar y almacenar documentos. La plataforma ofrece distintas funciones y, a continuación, revisaremos las más relevantes:
Automatización de documentos
Legito permite una rápida y eficiente creación de documentos impulsada por diversos mecanismos, entre los que destaca la generación por lotes, el uso de plantillas y la extracción e importación de datos. Esto ayuda a automatizar la tarea y ahorrar tiempo.
Flujos de trabajo automatizados
Otro rasgo compartido con el resto de sistemas de gestión documental de esta lista es la posibilidad de crear flujo de trabajo automatizados y personalizables en función de lo que se necesite en cada etapa del ciclo de vida de los documentos. Ya sea modificaciones, revisiones, aprobaciones, validaciones, entre otras gestiones.
Línea de tiempo del documento
Legito brinda visibilidad instantánea del historial de un archivo. Esto permite ver quién hizo cada modificación y cuándo. Se trata de crear un historial de auditoría para tener un mayor control sobre cada documento.
Firmas digitales
En este punto Legito ofrece dos alternativas: BioSign de seguridad biométrica o el uso de Docusign que está integrado con el software.
11. Tresorit – Gestión documental cifrada de extremo a extremo
Para cerrar el listado de los 11 mejores software de gestión documental debemos mencionar a Tresorit. Este sistema se caracteriza por su alto nivel de seguridad al almacenar y compartir documentos. Te compartimos sus principales funcionalidades:
Nube segura
A eso le llaman “privacidad suiza” y es, nada más y nada menos, que la garantía de proteger los documentos con tecnología de cifrado de extremo a extremo patentada, que cumple con la protección de datos de ese país.
Almacenamiento ilimitado
Una de las características que destaca en Tresorit es la capacidad de almacenamiento. La plataforma ofrece hasta 2 terabytes de almacenamiento cifrado para poder conservar todos los documentos de la empresa en un solo lugar.
Captura y archivado en tiempo real
Este administrador de documentos permite escanear y cargar notas, archivos o recibos en la plataforma en tiempo real. Una vez que se guardan, se pueden compartir de forma inmediata con otros usuarios.
Firmas digitales
Mediante Tresorit eSign la herramienta permite proteger documentos confidenciales durante todo su ciclo de vida, integrando la firma digital en su espacio de trabajo.
¿Cómo implementar un gestor documental en tu compañía?
Ahora que conoces los mejores software de gestión documental para este 2024 es momento de definir cómo implementar uno en tu empresa. Para ello, es importante saber cuál es la situación de los procesos documentales de tu compañía y, en función de esto, decidir cuáles son las necesidades específicas que debe cubrir este tipo de sistema.
Algunas preguntas que pueden orientarte:
- ¿Con qué formatos de documentos se trabaja en tu empresa y debería admitir el gestor documental?
- ¿Cuál sería la forma ideal de almacenar los documentos?
- ¿Cómo debería ser el acceso a esta plataforma para que todo el equipo pueda utilizarla sin problemas?
- ¿Cuáles son las características de seguridad que debería tener este programa?
- ¿Qué tan fácil de usar necesitas que sea este software?
- ¿Cómo debería facilitar este sistema la colaboración?
- ¿Necesitas que el programa se integre con otras herramientas?
Al responder estas preguntas podrás ir creando tu propia lista de verificación y luego analizar qué sistemas de gestión documental de nuestro listado cumplen con estos requisitos.
En el caso de RR.HH., el mejor software de gestión documental es aquel que garantiza una adopción ágil y funcional para que los empleados puedan empezar a trabajar lo más rápido posible con la herramienta. Un período de prueba puede ser suficiente para corroborar si cumple con esta característica.
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